หากใช้ Excel เป็นจำนวนมาอาจพบเจอกับสถานการณ์ที่มีชื่อในเซลล์เดียวและต้องแยกชื่อออกเป็นเซลล์อื่น นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากใน Excel บทความนี้จะสอนเรื่องการแยกคำนำหน้าชื่อและนามสกุลที่รวมกันอยู่ในเซลล์เดียวกันด้วย Text to Columns ซึ่งหลายท่านคงพบเจอปัญหามีรายชื่อแต่ต้องการจะแยกคนละเซลล์แต่มีรายชื่อที่มีจำนวนมากจะมานั่งแยกทีละชื่อก็มองดูว่าเสียเวลามาก วันนี้จึงสอนเทคนิคดีๆ ที่ทำตามได้ง่ายๆ ช่วยแยกคำนำหน้าชื่อ-นามสกุลออกจากกันคนละเซลล์ได้ แม้มีเป็นร้อยรายชื่อก็สามารถทำได้เพียงไม่กี่ขั้นตอน ไปดูกันเลย
1.เลือกคลุมข้อความที่ต้องการ
2.คลิกที่ ริบบอน Data เลือกคำสั่ง Text to Columns
- Delimited: ใช้ในกรณีที่ข้อมูลมีอักขระพิเศษบางตัวทำหน้าที่เป็นตัวแบ่งคอลัมน์ เช่น Comma, Semicolon, Space (ช่องว่าง) เป็นต้น
- Fixed Width: ใช้ในกรณีที่ข้อมูลสามารถถูกแบ่งคอลัมน์ด้วยจำนวนตัวอักษรที่แน่นอน โดยแต่ละคอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีจำนวนตัวอักษรที่เท่ากัน
3.ในหน้าที่ให้ติ๊กถูกเลือก space (ช่องว่าง) เพื่อสั่งว่าถ้าข้อมความไหนมีช่องว่างให้แบ่งเนื้อหาไปที่คอลัมน์อื่น
ในตัวอย่างใช้ ช่องว่าง เป็นตัวแบ่งจึงเลือก Delimited เลือกที่ Space คลิกปุ่ม Next
4.เลือกรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้ติ๊กที่ Text (ข้อความ) เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางข้อมูล ทำการคลิกลาก
ตรง destination สี่เลี่ยมสีเหลือง คือเลือกว่าอยากให้ข้อมูลที่ต้องการแยกอยู่ตรงไหน
5.จากนั้นทำการเลือกว่าอยากให้ข้อมูลที่ต้องการแยกอยู่ตรงไหนของเอกสารให้คลิก เลือกคอลัมน์ที่ต้องการได้เลย
6.จากนั้นคลิกปุ่ม Finish (เสร็จสิ้น)
เมื่อเสร็จแล้วจะปรากฏ ข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ D จะเป็นคำนำหน้า และข้อมูลที่ชื่อ-นามสกุล จะไปปรากฎในคอลัมน์ Eและ F
เพียงเท่านี้ข้อมูลของเราที่มีหลายรายการ ก็ถูกปรับแต่งแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็ว จากตัวอย่างนี้ หลาย ๆ ท่านสามารถที่แยกข้อความจากคอลัมน์เดียวไปยังหลาย ๆ คอลัมน์ได้ ไม่ยากเลย แล้วพบกับเทคนิคดีๆ แบบนี้ในครั้งหน้า