เรามาดูกันดีกว่านะคะ ว่าเพราะเหตุใดการใช้ LINE ในการทำงาน ถึงเป็นเรื่องเลวร้ายที่ควรหลีกเลี่ยงกันค่ะ ในช่วงไม่กี่ปีมานี้ มีหลายบริษัท หลายองค์กรในประเทศไทยที่ได้นำ แอปพลิเคชัน LINE (ทั้ง LINE บนมือถือ และ LINE บน PC) มาใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารหลักภายในองค์กร บ้างก็ใช้ภายนอกด้วยก็มีค่ะ ด้วยเหตุผลก็คือ
- ใช้งานง่าย
- คนส่วนใหญ่มีติดตั้งไว้บนสมาร์ทโฟนอยู่แล้ว
- เป็นทางเลือกที่ใช้งานได้ฟรี ซึ่งจากทั้งหมดที่ว่ามานี้ ก็เป็นเรื่องของความสะดวกแค่นั้นเลยค่ะ ที่ทำให้บริษัทเลือกใช้งานแอปพลิเคชันอย่าง LINE นั่นเอง
แต่ถึงอย่างไรก็ตาม ผู้ถูกบังคับใช้บางส่วนเริ่มประสบปัญหากับการใช้งาน LINE ซึ่งเป็นเพียงแอปพลิเคชันเพื่อสนทนากับเพื่อน ในการเป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กร ไม่ว่าจะปัญหาด้านการแจ้งเตือน ที่ปะปนทั้งเรื่องส่วนตัว กับเรื่องงาน หรือประสิทธิภาพการทำงานของแอปพลิเคชันที่ค่อนข้างแย่ นอกจากนี้ยังมีอีกหลายเหตุผล ที่ทำให้เราไม่ควรใช้ LINE เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กร ตามมาดูกันค่ะว่ามีอะไรกันอีกบ้าง
7 เหตุผล ที่ควรเลิกใช้ LINE ในชีวิตการทำงาน
- มีระบบจัดการรายชื่อที่ยุ่งยาก(Complicated Contact Management System)
- ไม่มีระบบดูแลกลุ่มให้ใช้ (No Group Moderation System Available)
- ไม่มีเครื่องมือช่วยในการทำงาน (No Tools to help with the Work)
- ประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security Issues)
- ชีวิตส่วนตัว กับการทำงานควรแยกออกจากกัน (Personal Life and Work should be Separated)
- การบริหารจัดการความเสี่ยง(Risk Management)
- LINE มีความสามารถอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวกับการแชทมากมาย (LINE has a lot of other Non-chat Related Features)
มาดูรายละเอียดแต่ละหัวข้อกันต่อเลยค่ะ
- มีระบบจัดการรายชื่อที่ยุ่งยาก (Complicated Contact Management System)
เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานภายในบริษัท และคุณต้องการเพิ่มรายชื่อพนักงานใหม่เข้ามาภายในกลุ่มสื่อสาร คุณต้องเริ่มจากการเพิ่มรายชื่อพนักงานคนดังกล่าวเป็นเพื่อนก่อน ถึงจะลากเข้ากลุ่มได้ หากไม่เพิ่มเพื่อนก่อน ก็จะไม่สามารถลากเข้ากลุ่มได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่เสียเวลา และทำให้สมุดรายชื่อผู้ติดต่อของคุณยุ่งเหยิงเป็นอย่างมาก
ประเด็นถัดมาคือ LINE สามารถเปลี่ยนชื่อบัญชีที่แสดงผลได้ตลอดเวลา และเนื่องจาก LINE ใช้ส่วนตัวด้วย ผู้ใช้จึงมีอิสระในการตั้งชื่อ ผู้ใช้หลายคนเลือกใช้แค่อีโมจิ หรือฉายาเป็นชื่อ ทำให้ยากต่อการแยกแยะว่าใครเป็นใคร เมื่อต้องการสนทนากับพนักงานเป้าหมาย หรือเพิ่มพนักงานเข้ากลุ่มย่อยภายในบริษัท จึงต้องเสียเวลาในการหาบัญชี LINE ของพนักงานที่ต้องการ (บ่อยครั้งที่หาไม่เจอ)
- ไม่มีระบบดูแลกลุ่มให้ใช (No Group Moderation System Available)
เป็นเรื่องธรรมดาที่พนักงานจะมีการเข้าใหม่, เปลี่ยนตำแหน่ง หรือลาออกจากบริษัท นั่นทำให้ในการจัดการกลุ่มสนทนาภายในบริษัท จะต้องเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ดังต่อไปนี้
• ใครที่มีหน้าที่ลบพนักงานออกจากกลุ่มสนทนาทั้งหมดของบริษัทหรือไม่ ?
• หากพนักงานลาออก หรือถูกไล่ออกแล้ว แต่ยังมีงานค้างอยู่ จะต้องไล่ออกจากกลุ่มไหน ? และเมื่อไหร่ ?
• มีแผนที่จะช่วยเหลือพนักงานที่เพิ่งเข้ากลุ่มใหม่อย่างไร ให้ติดตาม และอัปเดตข้อมูลใหม่ได้อย่างครบถ้วน
• จะควบคุมการเข้าถึงข้อมูลสำคัญของบริษัทได้อย่างไร ?
นอกจากนี้ LINE ยังไม่มีระบบจัดการผู้ดูแลที่เข้มงวด ทำให้อาจมีการเพิ่มคนนอกกลุ่มเข้ามา เพื่อแอบอ่านข้อมูลสำคัญของบริษัทได้ อีกทั้งบริษัทไม่สามารถตรวจสอบการสื่อสารที่เกิดขึ้นภายในแอปพลิเคชันได้อีกด้วย
3. ไม่มีเครื่องมือช่วยในการทำงาน (No Tools to help with the Work)
เวลาที่ได้รับการสั่งงานผ่าน LINE มา โดยเฉพาะอย่างยิ่งภายในกลุ่มที่มีคนอยู่หลายคน ข้อความจะไหลไปเรื่อย ๆ ไฟล์ที่ส่งมาหลายครั้งพอจะใช้งานก็หมดอายุไปแล้ว หรือไม่ก็หาไม่เจอ หรือหากมีการแก้ไขงานหลายครั้ง การสั่งผ่าน LINE มักจะเป็นภาษาพูดที่ขาดความชัดเจน ทำให้มีการแก้ไขกลับไปกลับมาหลายครั้ง ต่างจากอีเมลที่มีหลักฐานการสนทนาที่ง่ายต่อการตรวจสอบ ซึ่งที่ว่ามานี้ LINE ไม่มีให้ใช้นะคะ
4. ประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security Issues)
การดูแลความปลอดภัยของข้อมูลภายในบริษัทมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ยกตัวอย่างเช่น
- คุณไล่พนักงานออกจากบริษัท และไล่ออกจากกลุ่มแชทแล้ว แต่ข้อมูลบางส่วนจะยังถูกเก็บเอาไว้ที่สมาร์ทโฟนของพนักงานคนดังกล่าว ซึ่งมันอาจถูกนำไปใช้หาผลประโยชน์ให้กับบริษัทคู่แข่งได
- อีกปัญหาหนึ่งคือ บริษัทไม่สามารถควบคุมการรับส่งไฟล์ภายในการสื่อสารได้ เพราะ LINE ไม่มีระบบคลาวด์ให้บริษัทเข้าไปตรวจสอบ หรืออนุมัติการรับส่งไฟล์ได้ เป็นช่องว่างให้อาจเกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานไฟล์ หรือข้อมูลภายในบริษัทหลุดไปยังบุคคลที่สามได้
- สุดท้ายก็เรื่องความเป็นส่วนตัว หลายคนอาจจะยังไม่รู้ว่า LINE มีการเก็บข้อมูลการสนทนาของผู้ใช้ด้วย มันจึงไม่ใช่เครื่องมือสื่อสารที่มีความปลอดภัยมากนัก รวมไปถึงระบบสำรองข้อมูลของ LINE ก็เป็นการ Export ออกเป็นข้อความที่ไม่มีการเข้ารหัส สามารถเปิดอ่านได้ทันทีโดยไม่ต้องถอดรหัสอีกด้วย
5. ชีวิตส่วนตัว กับการทำงานควรแยกออกจากกัน (Personal Life and Work should be Separated)เมื่อ LINE ถูกใช้ทั้งการคุยเล่นกับเพื่อน และคุยเรื่องงานของบริษัท การแจ้งเตือนจะมีความวุ่นวายเป็นอย่างมาก แม้จะเป็นวันหยุดที่คุณไม่ได้ทำงาน แต่อาจมีพนักงานคนอื่นที่ทำงานอยู่ และใช้ LINE ในการสื่อสาร ส่งข้อความอยู่ตลอดเวลา ซึ่งมันสามารถทำลายบรรยากาศในวันพักผ่อนของคุณได้
6. การบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management)
เมื่อมีสถานการณ์ผิดพลาดในการสื่อสารเกิดขึ้น บริษัทจำเป็นจะต้องสืบสวน เพื่อหาทางแก้ไข เช่น พนักงานในบริษัทตกเป็นเหยื่อของการล่วงละเมิดทางเพศ (Sexual Harassment), ความรุนแรงภายในบริษัท, การโจมตีผ่านระบบไซเบอร์ ฯลฯ ก็เป็นธรรมดาที่ต้องมีการสืบสวนจากระบบสื่อสารที่บริษัทใช้งานอยู่ด้วย ทีมตรวจสอบต้องสามารถรู้ได้ว่าข้อความมีการส่งจากใครถึงใคร, มีใครที่อ่าน หรือมีส่วนเกี่ยวข้องบ้าง ฯลฯ แน่นอนว่าที่ว่ามานี้ LINE ไม่สามารถทำได้ รวมไปถึงข้อความก็สามารถลบออกจากเครื่องได้ง่าย ๆ อีกด้วย เปิดช่องให้คนร้ายสามารถทำลายหลักฐานได้
7. LINE มีความสามารถอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวกับการแชทมากมาย
(LINE has a lot of other Non-chat Related Features)
แอป LINE นั้นมีคุณสมบัติมากมายที่มาไกลไปจากแอปพลิเคชันเวอร์ชันแรกเป็นอย่างมาก มันไม่ได้ทำได้แค่การสนทนาอีกต่อไป มันมีร้านค้า, สื่อสังคมออนไลน์ (Social Network), ข่าว ฯลฯ ที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานถูกยัดเยียดเข้ามาให้ผู้ใช้มากมาย ทำให้แอปพลิเคชันทำงานได้ค่อนข้างช้า หากเปิด LINE ในอุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้งานบ่อย ก็จะเสียเวลาโหลดข้อมูลนานมาก
นอกจากนี้ LINE ยังมีระบบจัดการแคช (Cache) ที่ค่อนข้างแย่ LINE ใช้พื้นที่แค่ประมาณ 290 MB. เท่านั้น ในตอนที่เราใช้งานครั้งแรก แต่เมื่อใช้งานไปสักพัก มันจะสะสม Cache มากขึ้นเรื่อย ๆ จนขยับไปเป็นหลาย GB. อย่างรวดเร็ว แถมในการกดลบ Cache ก็ใช้เวลานานมากอีกด้วย
จากเหตุผลที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ น่าจะทำให้พอเข้าใจแล้วนะคะว่า LINE นั้นไม่เหมาะสมกับการใช้ทำงานในองค์กรเลยนะคะ ซึ่งอันที่จริงแล้ว ยังมีแอปพลิเคชันที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อการสื่อสารภายในบริษัทให้เลือกใช้งานอยู่หลายตัวเลยนะคะ ยกตัวอย่รงเช่น Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat เป็นต้นค่ะ
ที่มา : connecteam.com
